Lifen Planning est une plateforme numérique française qui centralise et automatise la gestion des plannings des équipes soignantes dans les établissements de santé. Nous savons combien l’organisation des gardes, astreintes et roulements peut devenir chronophage et source d’erreurs quand elle repose sur des tableaux Excel ou des affichages papier. C’est exactement ce problème que cet outil vient résoudre, en offrant :
- Une vision claire et centralisée de tous les horaires
- Une détection automatique des conflits de planning
- Une communication fluide entre soignants et cadres
- Une synchronisation avec vos calendriers personnels
Nous allons vous expliquer comment Lifen Planning transforme concrètement le quotidien des hôpitaux, cliniques et EHPAD, et pourquoi cette solution séduit aujourd’hui des milliers de professionnels de santé en France.
Qu’est-ce que Lifen Planning ?
Lifen Planning est développé par Lifen, entreprise française spécialisée dans les solutions numériques pour la santé. Cette plateforme s’inscrit dans un écosystème complet qui comprend notamment une messagerie sécurisée utilisée par plus de 90 000 médecins pour échanger des documents médicaux.
L’outil est spécifiquement conçu pour les cadres de santé, responsables RH, coordinateurs et l’ensemble des professionnels soignants qui ont besoin d’organiser leurs plannings de façon efficace. Contrairement aux solutions généralistes, Lifen Planning intègre les contraintes réglementaires du secteur santé : temps de repos obligatoires, charges de travail maximales, continuité des soins.
Accessible via le site app.planning.lifen.health et une application mobile Android, l’outil permet à chaque membre de l’équipe de consulter ses créneaux, déclarer ses disponibilités et même échanger une garde avec un collègue, le tout depuis n’importe quel endroit.
Pourquoi utiliser Lifen Planning dans un établissement de santé ?
La gestion traditionnelle des plannings hospitaliers engendre plusieurs problèmes récurrents que nous observons régulièrement : saisies multiples dans différents systèmes, manque de visibilité pour les équipes, changements de dernière minute mal communiqués, et conflits liés aux disponibilités.
Les cadres de santé y consacrent en moyenne 3 à 5 heures par semaine, un temps précieux qui pourrait être réinvesti dans l’accompagnement des équipes. Les soignants, quant à eux, découvrent parfois leurs horaires tardivement ou subissent des modifications sans notification claire, ce qui complique l’organisation de leur vie personnelle.
Lifen Planning répond à ces enjeux en centralisant toute l’information dans une interface unique et accessible. Chaque modification est notifiée en temps réel, chaque conflit d’horaire est détecté automatiquement, et chaque action est tracée pour garantir la transparence. Le résultat : moins de stress administratif, une meilleure conciliation vie professionnelle et vie personnelle, et une réduction significative des heures supplémentaires imprévues.
Fonctionnalités principales de Lifen Planning
La force de Lifen Planning réside dans sa capacité à simplifier sans sacrifier la précision. L’interface propose une vue calendrier intuitive où vous créez et consultez les plannings de tous les services en quelques clics. Vous y retrouvez les gardes, astreintes, congés, absences maladie et roulements habituels.
Le système détecte automatiquement les dépassements de temps de travail et les conflits d’horaires : si un soignant est programmé sur deux créneaux simultanés ou ne respecte pas son temps de repos réglementaire, une alerte apparaît immédiatement. Cette fonctionnalité évite les erreurs humaines qui peuvent avoir des conséquences importantes sur la qualité des soins et la fatigue des équipes.
Chaque professionnel dispose d’un accès personnel où il peut consulter ses créneaux, déclarer ses contraintes (enfant à garder, formation, rendez-vous médical) et proposer des échanges de garde à ses collègues. Une fois validé par le cadre, l’échange est automatiquement mis à jour dans le planning global.
La traçabilité complète enregistre qui a modifié quoi et quand, ce qui sécurise les décisions et facilite les audits internes. Enfin, la synchronisation avec Google Calendar ou Outlook permet à chacun d’avoir son planning professionnel directement dans son calendrier personnel, sans ressaisie.
Interopérabilité avec les logiciels hospitaliers
L’un des principaux freins à l’adoption de nouveaux outils numériques dans les hôpitaux est la compatibilité avec les systèmes d’information existants. Lifen Planning a été pensé pour s’intégrer facilement à votre écosystème logiciel actuel, qu’il s’agisse de votre DPI (dossier patient informatisé), de vos logiciels RH ou de vos outils de gestion des temps.
Cette interopérabilité repose sur des API sécurisées et des standards reconnus par l’Agence du Numérique en Santé. Concrètement, les données de planning peuvent être transmises automatiquement vers vos systèmes de paie, vos tableaux de bord de pilotage ou vos outils d’analyse d’activité comme Lifen DataLab.
L’avantage est double : vous évitez les ressaisies manuelles et les risques d’erreurs associés, et vous disposez d’une vision consolidée de votre organisation en temps réel. Les établissements qui ont franchi le pas constatent généralement un déploiement rapide, entre 2 et 4 semaines selon leur taille, avec un accompagnement personnalisé incluant le paramétrage des services et la formation d’un administrateur référent en une vingtaine de minutes.
Comment Lifen Planning améliore la coordination des soins ?
La qualité des soins repose en grande partie sur une coordination fluide entre professionnels. Quand les plannings sont clairs, actualisés et accessibles à tous, les transmissions sont meilleures, les remplacements sont anticipés et les erreurs organisationnelles diminuent.
Lifen Planning favorise cette coordination en offrant une visibilité immédiate sur qui est présent, à quel moment, et dans quelle unité. Si un médecin a besoin de contacter un infirmier de garde ou si un cadre doit organiser une réunion d’équipe, il consulte le planning en un coup d’œil et peut même envoyer une notification ciblée via l’interface.
Les notifications en temps réel jouent un rôle clé : chaque changement de planning est immédiatement communiqué aux personnes concernées, ce qui réduit les incompréhensions et les absences involontaires. Lorsqu’un soignant déclare une absence imprévue, le cadre est alerté instantanément et peut réorganiser le service avant que cela n’impacte la prise en charge des patients.
Cette fluidité se répercute aussi sur le climat de travail. Les équipes apprécient de pouvoir gérer leurs disponibilités de façon autonome, d’échanger des créneaux entre collègues sans passer par de longs circuits de validation, et de consulter leurs horaires depuis leur smartphone, où qu’ils soient.
Les avantages concrets pour les soignants et établissements
Au-delà des fonctionnalités techniques, Lifen Planning génère des bénéfices mesurables au quotidien. Les cadres de santé témoignent d’un gain de temps moyen compris entre 3 et 5 heures par semaine, qu’ils peuvent réinvestir dans le management de proximité et le soutien aux équipes.
Les soignants, quant à eux, apprécient particulièrement la simplicité d’utilisation et la réactivité du support client, qui répond généralement sous 1 heure en journée. L’adoption rapide de l’outil s’explique par son ergonomie intuitive, pensée pour des professionnels qui n’ont pas le temps de suivre des formations longues.
Voici un aperçu comparatif des bénéfices selon les profils :
| Profil | Gain principal | Impact chiffré |
|---|---|---|
| Cadres de santé | Gain de temps administratif | 3 à 5h par semaine |
| Soignants | Meilleure visibilité sur leurs horaires | Réduction des conflits d’organisation |
| Directions | Sécurité et conformité | Traçabilité complète des modifications |
| Établissements | Réduction des heures supplémentaires | Moins de dépenses imprévues |
Sur le plan de la sécurité, Lifen est certifié Hébergeur de Données de Santé (HDS) et conforme aux exigences de la CNIL et de l’ANS. Les données sont hébergées exclusivement sur des serveurs français agréés, sans partage avec des tiers sans autorisation explicite. Cette conformité rassure les directions et facilite les audits réglementaires.
Enfin, le modèle économique par abonnement mensuel sans engagement, avec un premier mois souvent offert, permet de tester la solution en conditions réelles avant de s’engager durablement. Les tarifs sont personnalisés selon la taille et la nature de l’établissement, avec un accompagnement commercial pour ajuster l’offre à vos besoins réels.
Pour aller plus loin : Si vous souhaitez découvrir comment Lifen Planning peut s’intégrer dans votre établissement, contactez le support à support@lifen.fr pour obtenir un devis personnalisé et échanger avec l’équipe sur vos contraintes spécifiques.
